Boxholmshus
Hur vill ni arbeta på Boxholmshus?
Inte: hur vill ni att ett nytt IT-system ska se ut?
Boxholmshus
Fastighetsteknikerarbetsorder · rondering · foton
Uthyrningkö · kontrakt · nycklar
Hyresgästservicefelanmälan · telefon · mejl
Ekonomifakturering · bokföring
Fastighetschefunderhållsplan · budget
Simhall & VAdagliga ronder · vattenvärden
Hur kan systemet anpassas efter detta?
Kartläggningen
Vi börjar inte från ett tomt papper.
Boxholmshus
306 funktioner
i sex steg – från inkommande behov till långsiktig förvaltning
7 roller
tekniker, uthyrning, ekonomi, fastighetschef, administration, VA, simhall
7 arbetsflöden
felanmälan, besiktning, rondering, underhåll, uthyrning, ekonomi, dokument
8 system
DeDU, WiTech/Pyramid, Hogia, iBinder, Excel, Sitevision, Boplats Sverige, Axema
Nu behöver vi bekräfta verkligheten med människorna som arbetar i den.
Ni behöver inte komma på ett nytt system.
Visa oss hur ni arbetar idag.
NI
Er del
Vardagen
Visa hur det går till
Berätta vad som fungerar
Berätta vad som skaver
Dela era idéer
VI
Vår del
Och resten?
Förstår
Strukturerar
Tar fram förslag
Bygger
Låter er prova
Ni är experter på Boxholmshus. Vi tar ansvar för tekniken.
Det som fungerar
Allt behöver inte förändras.
Idag
1Felanmälan
hyresgästen fyller i formuläret
2Ärende
registreras och prioriteras
3Arbetsorder
till en tekniker
4Återrapport
åtgärden markeras klar
I nya systemet
1Felanmälan
samma formulär
2Ärende
samma prioritering
3Arbetsorder
samma tekniker
4Återrapport
samma avslut
Fungerar arbetssättet bra? Då uppfinner vi inte ett nytt.
Men om något skaver
…då är det här ett väldigt bra tillfälle att säga det.
Hyresavtalgörs i Wordoch skrivs sedan in igen
Erbjudandesker via mejlsvaret följs upp för hand
Till ekonominöverförs manuelltsamma uppgifter en gång till
Uppsägningstidföljs i kalendernågon måste komma ihåg den
Behöver det verkligen vara så här?
1Avtal
skrivs en gång
2Erbjudande
svaret landar i systemet
3Ekonomi
får uppgifterna själv
4Uppsägning
bevakas av systemet
Mina Sidor
Se det. Prova det. Ändra det.
Ni sa
”Två menyer”
Hyresgästen och administratören ser var sin meny.
Ni sa
”Bilder”
Bilder på lediga objekt och i felanmälan.
Ni sa
”Områden”
Varje område får en områdesansvarig och sina egna nyheter.
1Se
2Prova
3Tyck till
4Justera
5Prova igen
Det är därför vi vill att ni är med.
Varför just nu
Varför undersöker Boxholmshus den här vägen?
EffektiviseringMindre administrationFärre felkällorBättre integrationerBättre service till hyresgästerMindre beroende av separata systemKontroll över framtida kostnaderStörre självständighet
Boplats Sverige
Avvecklas 31 december nästa år
Kön och publiceringen av lediga objekt behöver ett nytt hem.
WiTech/Pyramid
Nya plattformen: större moduler, högre kostnad
Än den del ni faktiskt använder idag – så har ni beskrivit det.
Vi gör samma saker idag som för 20 år sedan.
Fredrik, Boxholmshus
Dagens verklighet
Mycket fungerar idag – men på olika platser.
DeDUfelanmälan · OVK
WiTech/Pyramidkontrakt · fakturering
Hogiaekonomi · lön
iBinderdokument · protokoll
Excelöverblick
Sitevision · hemsidanBoplats Sverige · könAxema · nycklar
Varje system löser något viktigt. Men det gör det på sin egen plats.
Mellanrummen
Egentligen pratar inget av systemen med varandra.
DeDU
WiTech/Pyramid
Hogia
iBinder
Excel
×
×
Excel → manuellt → mejl
administrationen bär informationen
Det är glappen mellan systemen som människor behöver lösa.
WiTech/Pyramid
En stor plattform betyder inte automatiskt ett sammanhållet arbetssätt.
WiTech/Pyramidresten oanvänd
Kontrakt
Signering
Fakturering
Betalningsfiler
DeDUteknisk förvaltning
×
Excel + manuell hantering
Ju större paketet blir, desto mer betalar man för det man inte använder.
Frågan är inte hur många funktioner ett standardsystem har – utan hur många Boxholmshus behöver, och hur väl de hänger ihop.
Grunden
Tänk om Boxholmshus ägde själva grunden?
Uthyrning
Ärenden
Teknisk förvaltning
Besiktning
Mina Sidor
Dokument
Planering & underhåll
Energi
Ekonomi
BoxholmshusFastigheter · Lägenheter · Hyresgäster · Ärenden · Dokument · Historik · Behörigheter
WiTech/Pyramid, DeDU, iBinder och de andra står kvar under tiden.
Det här är en riktning – inte ett systembyte på en gång.
Steg 1
Mina Sidor är första pusselbiten.
Uthyrning
Ärenden
Mina Sidor
Teknisk förvaltning
Dokument
Underhåll
Ekonomi
Energi
Boxholmshus
Nytta direkt
för hyresgästerna
Mindre tryck
på administrationen
Prova
arbetssättet på riktigt
Påverka
innan något låses
Visa
att tekniken och samarbetet håller
Ett fel, hela vägen
Information behöver inte börja om.
1
Kranen läcker
Hyresgästen anmäler på Mina Sidor, med en bild.
2
Ärendet vet var
Lägenhet och fastighet finns redan – ingen skriver adressen igen.
3
Rätt person
Systemet föreslår tekniker utifrån objektet.
4
Utfört
Tid, foton och material noteras i mobilen.
5
Återkoppling
Hyresgästen ser att det är klart.
Ett ärende
Samma information. Flera roller. Ett sammanhang.
Rollerna
Samma system. Olika vardag.
Hyresgäst
Min bostad
Avtal, avier, felanmälan och tvättstugan.
Tekniker
Dagens arbetsorder
I mobilen – med checklista, foton och historik.
Uthyrning
Kö och kontrakt
Lediga objekt, intresseanmälningar, inflytt och utflytt.
Ekonomi
Avier och kostnader
Betalningar och kostnad per fastighet.
Fastighetschef
Överblicken
Underhållsplan, budget mot utfall, nyckeltal.
Simhall & VA
Ronder
Dagliga kontroller, vattenvärden, maskinrum.
Ingen behöver dela samma skärm – varje roll får sin egen vy.
Vilken roll saknas?Känner ni igen er själva här, eller arbetar någon på ett helt annat sätt?
Från register till hjälp
När allt hänger ihop kan systemet börja hjälpa till.
1
Finns idag
I Mina Sidor
Områdesnyheter går ut med e-post
Felanmälan lämnas vidare till DeDU, med bilderna
Den sökande ser sin plats i kön
2
Kan återanvändas
Från andra system
Påminnelse innan en kontroll förfaller
Återkommande kontroller skapas av sig själva
Nyckeltal samlade för ledningen
3
Kan utforskas
Med er
Teknikern ser tidigare åtgärder på objektet innan hen åker
Förslag på prioritet och tekniker
Ovanlig energiförbrukning syns direkt
Två vägar
Två olika sätt att få mycket funktionalitet.
Standardsystem
1Många färdiga funktioner
2Boxholmshus anpassar sig efter plattformens struktur
Egen grund
Boxholmshus
1Börja med det ni behöver
2Återanvänd teknik som redan finns
3Forma flödet efter er
4Bygg vidare när behoven ändras
Bygg det ni behöver. Äg grunden. Förändra när verksamheten förändras.
Tillbaka till vardagen
Ett eget system är bara bättre om det blir bättre för er.
Telefonnummer
Idag
System 1 – ändrat
System 2 – ?
System 3 – ?
Resten hänger på att någon minns
Felanmälan
Under övergången
Hyresgästen lämnar den en gång, på Mina Sidor
Den går vidare in i DeDU
Nytt behöver inte betyda dubbelarbete
Excel
Det ni gillar: överblicken
Plus kopplad data, historik och automation
Behåll känslan av kontroll – minska det manuella
Möjlighet för telefonnumret: ändra en gång – så används det där det behövs. Ett mål, inte något som finns idag.
Övergången
Vi river inte det gamla innan det nya fungerar.
DeDU
WiTech/Pyramid
Hogia
iBinder
Idag
integration
Mina Sidor
Uthyrning
Ärenden
Besiktning
Boxholmshus eget system
1Bygg
2Koppla ihop
3Testa
4Riktiga ärenden
5Flytta ansvaret
Ordningen efter Mina Sidor är ett exempel. Ni ska inte behöva byta arbetssätt över en natt.
Systemen ni har
Vad händer med systemen vi redan använder?
Behålls
Sitevision · VAKA
Hemsidan
Tvättstugebokningen – Mina Sidor länkar dit
Kopplas ihop
Hogia · DeDU
Hyresinformation från Hogia
Felanmälan in i DeDU-flödet
Behöver ersättas
Boplats Sverige
Kön och publiceringen
Tjänsten läggs ner
Fastställs tillsammans
WiTech/Pyramid · iBinder · Axema
Och Excel-flödena
från våra samtal och er kartläggningavgörs tillsammans
Stämmer det?Hör något system hemma i en annan kolumn än den vi satt det i?
Inflytt
Ni får bekanta er innan ni behöver arbeta skarpt.
1
Steg 1Se och prova2
Steg 2Utbildning3
Steg 3Första riktiga ärendet4
Steg 4Stöd5
Steg 5VardagLeveranstest innan skarp drift
Vi lämnar inte över ett nytt system och går därifrån.
Workshop
Nästa gång vill vi förstå er.
”Så här gör jag idag.”
”Det här fungerar bra.”
”Det här stör mig.”
”Det här får absolut inte försvinna.”
”Tänk om vi kunde…”
Ett bord – ingen dator
Fyra frågor räcker för att börja.
1Vad gör du?
2Vad fungerar bra idag?
3Vad tar onödig tid eller skapar frustration?
4Vad hade du ändrat om det var enkelt?
Ni behöver inte komma med lösningen.
Boxholmshus
Ni ska inte anpassa er efter ett nytt system.
Vi vill bygga systemet efter er.
Det som fungerar behåller vi. Det som skaver förbättrar vi. Det som idag ligger utspritt kan vi steg för steg knyta ihop.
Mina Sidor är bara början på den diskussionen.